Die Organisation

Jedes Projekt gehört der Organisation, in der es angelegt ist. Zugriff hat nur, wer Mitglied dieser Organisation ist. Auch wer ein Projekt angelegt hat, verliert den Zugriff, sobald er die Organisation verlässt.

Inhaber

Sieht und ändert alle Projekte der Organisation, lädt Mitglieder ein, ändert ihre Rollen und entfernt sie und pflegt die Angaben zur Organisation. Nur ein Inhaber ernennt weitere Inhaber und löscht die Organisation.

Admin

Hat dieselben Rechte wie ein Inhaber, ernennt aber keine Inhaber, ändert oder entfernt keinen Inhaber und löscht die Organisation nicht.

Mitglied

Sieht alle Projekte der Organisation, legt Projekte an und ändert sie. Löschen darf ein Mitglied nur Projekte, die es selbst angelegt hat.

Lesezugriff

Sieht alle Projekte der Organisation und ändert an ihnen nichts.

Zu einem Projekt gehören auch die eingegangenen Angebote der Bieter und die Rückläufe der Prüflisten. Beides sieht jedes Mitglied der Organisation, mit jeder der vier Rollen.

Bieter und Öffentlichkeit

Bieter werden nicht Mitglied der Organisation. Sie erhalten einen Link zu einem Formular. Das Angebotsformular zeigt den Namen des Projekts, die Hinweise zum Angebot und die Positionen mit Beschreibung, Menge und Einheit. Der Bieter trägt seine Preise und Angaben ein. Angebote anderer Bieter sieht er nicht.

Der Link zur Prüfliste zeigt den Namen des Projekts und die Prüfpunkte, der Link zur Beteiligung den Namen des Projekts und die Namen seiner Flächen.

Der Berater

Auf Wunsch prüft ein Berater das Leistungsverzeichnis fachlich. Er sieht nur Prüfungen, die eine Organisation selbst anfragt. Mit der Anfrage wird der Stand von Leistungsverzeichnis und Kalkulation zum Zeitpunkt der Anfrage gespeichert, Angebote von Bietern gehören nicht dazu. In seiner Übersicht stehen je Anfrage der Name des Projekts, die anfragende Person, die Organisation, das Datum und der Stand der Prüfung.

Das Projekt selbst öffnet der Berater nur, wenn die Organisation ihn als Mitglied aufnimmt. Dann sieht er, was seine Rolle in der Organisation erlaubt, also auch die Angebote der Bieter. Die Rolle als Berater allein gibt ihm keinen Zugang zu Projekten, Angeboten oder Einstellungen einer Organisation.

Nachrichten aus dem Feedback-Formular der Anwendung gehen per E-Mail an den Betreiber und an den Berater.

Der Betreiber

Der Betreiber verwaltet die Plattform. In der Verwaltung sieht er die Namen der Organisationen, ihre Mitglieder mit Name, E-Mail-Adresse und Rolle, die Zahl der Projekte je Organisation und Nutzungszahlen wie Anmeldungen, Exporte und KI-Kosten je Konto. Projekte, Positionen, Preise und Angebote zeigt die Verwaltung nicht. Die Übersicht der Beraterprüfungen sieht er wie der Berater, für alle Anfragen.

Er setzt Tarif und Zahl der Sitze einer Organisation, nimmt Nutzer in eine Organisation auf und entfernt sie und löscht Konten und Organisationen. Sich selbst kann er nicht in eine Organisation aufnehmen: Dafür braucht er wie jeder andere eine Einladung der Organisation. Die Anwendung hat keine Funktion, mit der sich jemand als ein anderer Nutzer anmeldet.

Projekte einer Organisation öffnet er in der Anwendung nur als ihr Mitglied. Ausgenommen sind die Beispielprojekte, die jedes neue Konto als Kopie einer Vorlage erhält: Deren Positionen kann er neu erzeugen lassen. Als Betreiber hat er außerdem technischen Zugriff auf die Datenbank und damit auf alle dort gespeicherten Daten.

Speicherort und KI

Die Datenbank liegt bei Neon in Frankfurt am Main (AWS, Region eu-central-1). Alle Dienstleister, die Daten im Auftrag verarbeiten, nennt die Datenschutzerklärung.

Die KI-Funktionen senden Inhalte an Google (Gemini): hochgeladene Unterlagen bei der Analyse, Projektdaten beim Erzeugen und Prüfen des Leistungsverzeichnisses und beim Assistenten im Arbeitsplatz. Ob eine Organisation sie nutzt, hängt an ihrem Tarif. Im Tarif Free sind sie abgeschaltet, dann gehen keine Inhalte der Organisation an Google. Jede KI-Funktion prüft den Tarif der Organisation, zu der das Projekt gehört.